Chapter 4: Farmasi & Logistik

• Rekomendasi Pembelian Obat
• Alur Retur Penjualan Obat

Rekomendasi Pembelian Obat

1. Pendahuluan

Fitur ini dirancang untuk membantu tim Farmasi dan Pengadaan dalam merencanakan pembelian obat secara otomatis dan cerdas. Sistem akan menghitung kapan harus memesan ulang dan berapa jumlah yang harus dibeli berdasarkan data penggunaan dan waktu pengiriman, sehingga mencegah kejadian stok kosong atau penumpukan barang berlebih.

2. Cara Mengakses Fitur

1. Masuk ke aplikasi SyncMed.
2. Buka menu Laporan pada navigasi utama.
3. Pilih sub-menu Farmasi.
4. Klik pada tab atau menu Rekomendasi Pembelian Obat.

---

3. Memahami Ringkasan Data (Dashboard)

Di bagian atas halaman, Anda akan melihat tiga kartu informasi penting untuk memantau kesehatan stok obat Anda:

• Total Inventory: Menunjukkan jumlah total jenis item (obat/alkes/BHP) yang terdaftar di dalam sistem.
• Nilai Lead Time Perlu Diisi (PENTING): Menunjukkan jumlah obat yang belum memiliki data waktu tunggu (Lead Time).
  • Catatan: Angka ini harus nol (0). Jika masih ada angka di sini, artinya sistem belum bisa memberikan rekomendasi pembelian untuk obat tersebut.
• Status Stok: Indikator kesehatan stok secara keseluruhan.
  • Hijau (Aman): Mayoritas obat memiliki stok di atas batas aman.
  • Kuning (Tidak Aman): Banyak obat yang stoknya menipis di bawah batas pemesanan ulang (ROP).

---

4. Langkah Penggunaan: Melengkapi Data Pembelian

Agar sistem dapat memberikan saran jumlah pembelian yang akurat, Anda perlu melengkapi 3 kolom utama pada tabel. Jika kolom ini kosong, rekomendasi tidak akan muncul.

Gunakan fitur Filter Data berdasarkan Nama Obat atau Jenis Pasien (BPJS/Umum) untuk mempermudah pencarian.

Berikut adalah penjelasan kolom yang perlu Anda atur:

A. Lead Time (Wajib Diisi)

• Apa artinya? Waktu Tunggu. Berapa hari yang dibutuhkan sejak Anda memesan obat ke distributor hingga obat tersebut tiba di apotek?
• Contoh: Jika Anda pesan hari Senin dan obat biasanya datang hari Rabu, maka isi dengan angka 2 (hari).
• Jika kolom ini kosong, sistem akan memberikan peringatan berwarna kuning.

B. Periode Safety Stock (Opsional)

• Apa artinya? Stok Cadangan. Berapa hari stok tambahan yang ingin Anda simpan untuk berjaga-jaga jika pengiriman dari distributor terlambat?
• Default: Jika tidak diisi, sistem otomatis menganggap 7 hari.

C. Periode Persediaan (Opsional)

• Apa artinya? Target Stok. Pembelian yang Anda lakukan ini ditujukan untuk memenuhi kebutuhan stok selama berapa hari ke depan?
• Contoh: Jika Anda ingin membeli stok agar cukup untuk 1 bulan ke depan, isi dengan angka 30.
• Default: Jika tidak diisi, sistem otomatis menganggap 1 hari.

---

5. Membaca Hasil Rekomendasi

Setelah data di atas dilengkapi, sistem akan otomatis menghitung dan menampilkan hasil pada kolom sebelah kanan tabel:

1. Stok Sekarang: Jumlah fisik obat yang tercatat di sistem saat ini.
2. ROP (Reorder Point): Titik Pemesanan Kembali.
   • Cara baca: "Jika stok saya menyentuh angka ini, saya harus segera pesan ulang.".
3. Jumlah yang Disarankan untuk Dibeli: Ini adalah inti dari fitur ini.
   • Sistem menyarankan jumlah pasti yang harus dipesan ke distributor agar stok aman sesuai dengan Periode Persediaan yang Anda inginkan.
4. Perkiraan Stok Saat Pembelian Tiba: Estimasi sisa stok Anda ketika barang pesanan baru datang. Ini membantu memastikan Anda tidak kehabisan obat selama menunggu barang datang.

---

6. Notifikasi Penting

Sistem juga akan memberikan pemberitahuan pada menu notifikasi jika terdapat obat yang stoknya sudah menyentuh batas ROP (harus segera dipesan).

---

Tips Tambahan untuk Apoteker

Pastikan "Lead Time" Selalu Update: Jika Anda mengganti distributor atau ada perubahan jadwal pengiriman yang lebih lama/cepat, segera update kolom Lead Time agar perhitungan rekomendasi pembelian tetap akurat.

Alur Retur Penjualan Obat

Dokumentasi ini menjelaskan prosedur standar operasional (SOP) dan logika sistem dalam menangani retur obat yang sudah dibayar (Paid). Alur ini menggunakan metode Re-open & Adjustment, di mana data transaksi lama tetap dipertahankan untuk kebutuhan audit, sementara resep diaktifkan kembali untuk proses koreksi.

1. Diagram Alur (Sequence Diagram)

Berikut adalah visualisasi urutan logika sistem saat proses retur dilakukan:

2. Penjelasan Tahapan Alur

Fase 1: Proses Retur (Kondisi Awal: Lunas/Paid)

Tahap ini dilakukan ketika pasien mengembalikan obat atau terjadi kesalahan input setelah pembayaran selesai.

1. Pemicu (Trigger): Staf Farmasi/Apoteker menekan tombol 'Retur' pada Menu Penjualan untuk transaksi yang dimaksud.
2. Update Stok: Sistem secara otomatis melakukan Stock In (menambah kembali jumlah stok) ke Tabel Stok berdasarkan item yang diretur.
3. Penyesuaian Billing: Sistem mengakses Tabel Pembayaran dan melakukan reset pada komponen tagihan_obat menjadi nol (0).
   • Catatan: Komponen tagihan lain seperti Lab atau Administrasi tetap ada dan tidak berubah.
4. Perubahan Status Penjualan: Status pada Tabel Penjualan berubah dari Paid menjadi Returned. Data ini tidak dihapus agar jejak audit keuangan tetap terjaga.
5. Re-Open Resep: Sistem mengubah status pada Tabel Resep menjadi Ready/Open. Hal ini memungkinkan resep tersebut muncul kembali di daftar antrean farmasi seolah-olah belum diproses.
6. Selesai: Sistem memberikan notifikasi kepada user bahwa proses retur berhasil.

Fase 2: Alur Kirim Ulang (Koreksi)

Tahap ini dilakukan jika pasien membutuhkan penggantian obat atau koreksi jumlah obat.

11. Kirim ke Penjualan: Staf Farmasi memproses kembali resep yang statusnya sudah Ready tersebut ke Menu Penjualan.
12. Record Baru: Sistem membuat baris data (record) baru di Tabel Penjualan dengan ID Baru. Ini penting agar sistem bisa membedakan antara transaksi awal yang diretur dengan transaksi hasil koreksi.
13. Update Billing Baru: Nilai obat yang baru dihitung oleh sistem dan memperbarui tagihan di Tabel Pembayaran.

3. Keunggulan Alur Ini

• Audit Trail Terjaga: Tidak ada data yang dihapus (hard delete). Semua riwayat transaksi (baik yang sukses maupun yang diretur) tersimpan di database.
• Integritas Data Medis: Resep dokter tetap menjadi rujukan utama. Proses koreksi hanya terjadi di lapisan penjualan tanpa merusak data pemeriksaan awal.
• Efisiensi Operasional: Bagian farmasi tidak perlu meminta dokter menginput ulang resep. Cukup melakukan retur, dan resep siap diproses kembali.