Referensi Lengkap Modul & Fitur SyncMed

Buku ini adalah ensiklopedia fitur untuk seluruh ekosistem SyncMed.

Dirancang sebagai referensi tunggal, buku ini mencakup detail teknis dan operasional untuk setiap modul yang tersedia dalam sistem.

Cara Menggunakan Buku Ini: Buku ini dibagi menjadi beberapa Bab (Chapter) berdasarkan fungsi departemen. Anda tidak perlu membaca dari awal hingga akhir; cukup navigasikan langsung ke Bab yang relevan dengan peran Anda (misalnya: Bab Farmasi, Bab Rawat Jalan, atau Bab Keuangan).

Chapter 1: Front Office & Pendaftaran

Berisi halaman-halaman untuk staf resepsionis/admisi.

Chapter 2: Pelayanan Medis (Rawat Jalan & Inap)

Berisi halaman-halaman untuk Perawat dan Dokter

Chapter 2: Pelayanan Medis (Rawat Jalan & Inap)

Tindak Lanjut & Pengingat Surat Kontrol

Apa tujuan fitur ini? Fitur ini hadir untuk memudahkan komunikasi antara Dokter dan Perawat terkait pasien yang membutuhkan kontrol ulang. Dokter tidak perlu lagi repot mengisi form Surat Kontrol yang panjang saat pelayanan, cukup berikan instruksi singkat, dan sistem akan mengingatkan Perawat untuk melengkapinya. Hal ini memastikan tidak ada Surat Kontrol yang terlewat dibuat.

A. Panduan Untuk Dokter (Di Halaman EMR)

Saat Anda selesai melakukan pemeriksaan dan mengisi EMR (Rekam Medis Elektronik), Anda akan menemukan menu baru bernama "Tindak Lanjut Kunjungan" di bagian bawah form.

image.png

Langkah-langkah:

  1. Pilih Status Kontrol Tentukan apakah pasien memerlukan kunjungan ulang atau tidak dengan memilih salah satu opsi:
    • Ya, perlu kontrol dokter lanjutan.
    • Tidak perlu kontrol dokter lanjutan.
    localhost_9000_service-outpatient (2).png
  2. Delegasi ke Perawat (Opsi Cepat) Jika Anda memilih "Ya", akan muncul dua pilihan. Pilih tab "Delegasikan ke Perawat" untuk cara yang lebih cepat.
    • Isi Perkiraan Tanggal Kontrol (Wajib).
    image.png


    Catatan: Dengan memilih opsi ini, tugas administratif pembuatan surat akan otomatis masuk ke daftar tugas Perawat, sehingga Anda bisa langsung lanjut ke pasien berikutnya.


  3. Isi Surat Kontrol Sekarang (Opsi Lengkap) Jika Anda ingin membuatkan suratnya sendiri saat itu juga, pilih tab "Isi Surat Kontrol Sekarang". Form lengkap Surat Kontrol akan terbuka dan Anda bisa mengisinya seperti biasa.image.png

B. Panduan Untuk Perawat (Di Dashboard & List Pasien)

Sistem akan memberi tahu Anda secara otomatis jika ada pasien yang ditandai Dokter membutuhkan Surat Kontrol namun belum dibuatkan.

Cara Mengetahui Ada Tugas Baru:

  1. Melalui Notifikasi Dashboard Di halaman utama (Dashboard), akan muncul kotak notifikasi "Pasien Perlu Dibuatkan Surat Kontrol".
    • Anda akan melihat Nama Pasien, Nama Dokter, dan Tanggal Rencana Kontrol.
    • Klik tombol "Buat Surat Kontrol" di samping nama pasien untuk memprosesnya.
    image.png
  2. Melalui Daftar Rawat Jalan Pada menu Pelayanan > Rawat Jalan, pasien yang didelegasikan oleh dokter akan memiliki tanda khusus (highlight) berwarna oranye dengan tulisan "Perlu Surat Kontrol" beserta tanggal yang diminta dokter.
    image.png

Cara Menyelesaikan Tugas:

image.png
  1. Klik tombol/notifikasi pada pasien yang dimaksud.
  2. Form pembuatan Surat Kontrol akan terbuka.
  3. Lengkapi data yang masih kosong (Sesuai instruksi dokter).
  4. Simpan Surat Kontrol.
  5. Setelah surat dibuat, notifikasi dan tanda peringatan akan otomatis hilang dari sistem.

Ringkasan Manfaat

Chapter 3: Instalasi Penunjang Medis

Berisi halaman-halaman untuk unit Lab, Radiologi, dll.

Chapter 4: Farmasi & Logistik

Berisi halaman-halaman untuk Apoteker dan Gudang.

Chapter 4: Farmasi & Logistik

Rekomendasi Pembelian Obat

1. Pendahuluan

Fitur ini dirancang untuk membantu tim Farmasi dan Pengadaan dalam merencanakan pembelian obat secara otomatis dan cerdas. Sistem akan menghitung kapan harus memesan ulang dan berapa jumlah yang harus dibeli berdasarkan data penggunaan dan waktu pengiriman, sehingga mencegah kejadian stok kosong atau penumpukan barang berlebih.

image.png

2. Cara Mengakses Fitur

  1. Masuk ke aplikasi SyncMed.
  2. Buka menu Laporan pada navigasi utama.
  3. Pilih sub-menu Farmasi.
  4. Klik pada tab atau menu Rekomendasi Pembelian Obat.

image.png

3. Memahami Ringkasan Data (Dashboard)

Di bagian atas halaman, Anda akan melihat tiga kartu informasi penting untuk memantau kesehatan stok obat Anda:

image.png

4. Langkah Penggunaan: Melengkapi Data Pembelian

Agar sistem dapat memberikan saran jumlah pembelian yang akurat, Anda perlu melengkapi 3 kolom utama pada tabel. Jika kolom ini kosong, rekomendasi tidak akan muncul.

Gunakan fitur Filter Data berdasarkan Nama Obat atau Jenis Pasien (BPJS/Umum) untuk mempermudah pencarian.

Berikut adalah penjelasan kolom yang perlu Anda atur:

A. Lead Time (Wajib Diisi)

B. Periode Safety Stock (Opsional)

C. Periode Persediaan (Opsional)

image.png

5. Membaca Hasil Rekomendasi

Setelah data di atas dilengkapi, sistem akan otomatis menghitung dan menampilkan hasil pada kolom sebelah kanan tabel:

  1. Stok Sekarang: Jumlah fisik obat yang tercatat di sistem saat ini.
  2. ROP (Reorder Point): Titik Pemesanan Kembali.
    • Cara baca: "Jika stok saya menyentuh angka ini, saya harus segera pesan ulang.".
  3. Jumlah yang Disarankan untuk Dibeli: Ini adalah inti dari fitur ini.
    • Sistem menyarankan jumlah pasti yang harus dipesan ke distributor agar stok aman sesuai dengan Periode Persediaan yang Anda inginkan.
  4. Perkiraan Stok Saat Pembelian Tiba: Estimasi sisa stok Anda ketika barang pesanan baru datang. Ini membantu memastikan Anda tidak kehabisan obat selama menunggu barang datang.

image.png

6. Notifikasi Penting

Sistem juga akan memberikan pemberitahuan pada menu notifikasi jika terdapat obat yang stoknya sudah menyentuh batas ROP (harus segera dipesan).

image.png

Tips Tambahan untuk Apoteker

Pastikan "Lead Time" Selalu Update: Jika Anda mengganti distributor atau ada perubahan jadwal pengiriman yang lebih lama/cepat, segera update kolom Lead Time agar perhitungan rekomendasi pembelian tetap akurat.

Chapter 4: Farmasi & Logistik

Alur Retur Penjualan Obat

Dokumentasi ini menjelaskan prosedur standar operasional (SOP) dan logika sistem dalam menangani retur obat yang sudah dibayar (Paid). Alur ini menggunakan metode Re-open & Adjustment, di mana data transaksi lama tetap dipertahankan untuk kebutuhan audit, sementara resep diaktifkan kembali untuk proses koreksi.

1. Diagram Alur (Sequence Diagram)

Berikut adalah visualisasi urutan logika sistem saat proses retur dilakukan:

Alur Retur Penjualan Obat.png

2. Penjelasan Tahapan Alur

Fase 1: Proses Retur (Kondisi Awal: Lunas/Paid)

Tahap ini dilakukan ketika pasien mengembalikan obat atau terjadi kesalahan input setelah pembayaran selesai.

  1. Pemicu (Trigger): Staf Farmasi/Apoteker menekan tombol 'Retur' pada Menu Penjualan untuk transaksi yang dimaksud.
  2. Update Stok: Sistem secara otomatis melakukan Stock In (menambah kembali jumlah stok) ke Tabel Stok berdasarkan item yang diretur.
  3. Penyesuaian Billing: Sistem mengakses Tabel Pembayaran dan melakukan reset pada komponen tagihan_obat menjadi nol (0).
    • Catatan: Komponen tagihan lain seperti Lab atau Administrasi tetap ada dan tidak berubah.
  4. Perubahan Status Penjualan: Status pada Tabel Penjualan berubah dari Paid menjadi Returned. Data ini tidak dihapus agar jejak audit keuangan tetap terjaga.
  5. Re-Open Resep: Sistem mengubah status pada Tabel Resep menjadi Ready/Open. Hal ini memungkinkan resep tersebut muncul kembali di daftar antrean farmasi seolah-olah belum diproses.
  6. Selesai: Sistem memberikan notifikasi kepada user bahwa proses retur berhasil.
Fase 2: Alur Kirim Ulang (Koreksi)

Tahap ini dilakukan jika pasien membutuhkan penggantian obat atau koreksi jumlah obat.

  1. Kirim ke Penjualan: Staf Farmasi memproses kembali resep yang statusnya sudah Ready tersebut ke Menu Penjualan.
  2. Record Baru: Sistem membuat baris data (record) baru di Tabel Penjualan dengan ID Baru. Ini penting agar sistem bisa membedakan antara transaksi awal yang diretur dengan transaksi hasil koreksi.
  3. Update Billing Baru: Nilai obat yang baru dihitung oleh sistem dan memperbarui tagihan di Tabel Pembayaran.

3. Keunggulan Alur Ini

Chapter 5: Kasir & Keuangan (Billing)

Berisi halaman-halaman untuk Kasir.

Chapter 6: Back Office & Laporan

Berisi halaman-halaman untuk Manajemen/Admin.

Chapter 6: Back Office & Laporan

Panduan Pengelolaan Data Tindakan

image.png

Modul ini digunakan untuk mengatur daftar tindakan medis, tarif yang berlaku, serta distribusi pembagian jasa medis untuk setiap tindakan.

1. Mengakses Halaman Tindakan

  1. Pada sidebar menu sebelah kiri, buka menu Master.
  2. Pilih Manajer Layanan.
  3. Klik sub-menu Tindakan.
  4. Anda akan diarahkan ke halaman Data Tindakan yang menampilkan daftar seluruh tindakan yang terdaftar.

2. Cara Menambahkan Tindakan Baru

  1. Pada halaman utama Data Tindakan, klik tombol berwarna hijau + Tambah Data di pojok kiri atas.
  2. Anda akan masuk ke halaman formulir Tambah Data Tindakan. Lengkapi kolom berikut:
    • Nama Tindakan: Masukkan nama lengkap tindakan medis (Wajib diisi).
    • Tarif: Masukkan harga total tindakan yang akan ditagihkan ke pasien (Wajib diisi).
    • Jenis Pasien: Pilih kategori pasien yang sesuai (misal: BPJS Ketenagakerjaan atau Umum).
    • Jenis Layanan: Pilih kategori layanan (misal: Konsultasi Dokter, Fisioterapi, Wicara, dll).
    • ICD9: Cari dan pilih kode ICD9 yang relevan untuk keperluan pemetaan inaCBG dan SATUSEHAT.

3. Mengatur Pembagian Tarif (Jasa Medis)

Bagian ini sangat krusial untuk menentukan alokasi pendapatan dari total tarif tindakan.

  1. Perhatikan bagian Bagian Tarif di bawah formulir utama.
  2. Terdapat opsi Checklist: "Gunakan Penjumlahan Bagian Tarif".
    • Jika dicentang: Total "Tarif" di atas biasanya akan otomatis terisi berdasarkan penjumlahan komponen di bawahnya.
    • Jika tidak dicentang: Anda mengisi total tarif secara manual, dan komponen di bawah hanya sebagai rincian alokasi internal.
  3. Isi nominal pembagian jasa pada kolom yang tersedia sesuai kebijakan RS/Klinik:
    • RS/Klinik: Bagian untuk pendapatan rumah sakit.
    • Admin: Jasa administrasi.
    • Dokter: Jasa medis untuk dokter penanggung jawab.
    • Perawat / Fisioterapi / OT / TW: Jasa untuk tenaga medis pendukung terkait.
    • BHP: Biaya Habis Pakai yang termasuk dalam paket tindakan.
    • Operator / Peralatan: Biaya sewa alat atau jasa operator alat.
  4. Pastikan nominal yang dimasukkan sudah benar.

4. Cara Mengedit Tindakan

Jika terjadi kesalahan input harga atau nama tindakan, Anda dapat mengubahnya kembali.

  1. Pada halaman daftar Data Tindakan, cari tindakan yang ingin diubah. Gunakan kolom Search di sebelah kanan atas untuk mempercepat pencarian.
  2. Perhatikan kolom Aksi di sebelah kanan tabel.
  3. Klik tombol Pensil (Edit) yang berwarna biru.
  4. Anda akan masuk ke halaman Sunting Data Tindakan.
  5. Lakukan perubahan pada data yang diperlukan (misalnya mengubah Tarif dari Rp 79.000 menjadi harga baru, atau mengganti Jenis Layanan).
  6. Setelah selesai, klik tombol Simpan (warna tosca) di pojok kanan bawah untuk memperbarui data.

Tips Tambahan:

Chapter 6: Back Office & Laporan

Panduan Teknis Akses Data Mandiri Fasyankes

Dokumentasi ini dibuat untuk membantu pihak Fasilitas Pelayanan Kesehatan (Fasyankes) dalam melakukan akses database secara mandiri dan aman. Panduan ini mencakup aktivasi VPN (WireGuard), penggunaan aplikasi DBMS (Navicat), serta akses Dashboard Analisis (Metabase).

Persiapan Perangkat

Sebelum memulai, silakan unduh dan instal aplikasi pendukung berikut ini:

  1. WireGuard (VPN Client):
  2. Navicat Premium Lite (Database Management):

Langkah 1: Aktivasi Jalur Keamanan (WireGuard)

Seluruh akses ke server database bersifat privat. Anda WAJIB mengaktifkan WireGuard sebelum membuka Navicat atau Metabase.

  1. Buka aplikasi WireGuard.
  2. Klik Add Tunnel dan pilih file nama_client.conf yang telah diberikan kepada Anda.
  3. Klik tombol Activate.
  4. Pastikan status berubah menjadi Active (berwarna hijau).

Langkah 2: Mengakses Database melalui Navicat

Metode ini digunakan untuk melihat data mentah (raw data) langsung dari tabel database.

1. Membuat Koneksi Baru

Buka Navicat, klik menu Connection di pojok kiri atas, lalu pilih New Connection.

Screenshot from 2026-04-27 10-55-28.png

2. Memilih Tipe Database

Pilih MySQL sebagai tipe koneksi yang akan dibuat.

Screenshot from 2026-04-27 10-55-47.png

3. Memasukkan Detail Kredensial

Isi formulir koneksi sesuai dengan detail di bawah ini:

Field

Detail Akses

Connection Name

admisi_nama_client

Host

149.129.232.108

Port

2300

User Name

nama_client_user

Password

xxxxxxxx

Screenshot from 2026-04-27 12-32-40.png

Langkah 3: Mengakses Dashboard Metabase

Metabase digunakan untuk melihat visualisasi data, grafik, dan laporan ringkas secara lebih mudah melalui browser.

1. Halaman Login

Masukkan kredensial yang diberikan pada halaman login Metabase.

Screenshot from 2026-04-27 12-42-16.png

2. Eksplorasi Data

Setelah masuk, Anda dapat langsung melihat ringkasan data seperti Activity Log, Lab Patient Orders, Transaction Summary, dan
data personil rumah sakit/klinik.

Screenshot from 2026-04-27 12-40-25.png

Catatan Keamanan & Disclaimer

1. Penyalahgunaan Data

Seluruh data yang diakses melalui jalur ini bersifat rahasia dan dilindungi undang-undang. Segala bentuk penyalahgunaan,
penggandaan, atau penyebaran data tanpa izin resmi merupakan tanggung jawab penuh pihak pengakses/Fasyankes.

2. Larangan Penarikan Data di Jam Operasional

Dilarang melakukan penarikan data (export/query) dalam volume besar pada jam operasional rumah sakit/klinik. Aktivitas ini
dapat membebani kinerja server dan berpotensi menghambat pelayanan pasien. Disarankan untuk melakukan penarikan data di
luar jam sibuk.

3. Keamanan Kredensial
Chapter 6: Back Office & Laporan

Panduan Teknis Monitoring Terapi



Menu ini digunakan untuk melihat kunjungan yang dilakukan pasien dalam rentan waktu tertentu. Pada menu ini juga akan terlihat jumlah pasien dalam rentang waktu yang telah dipilih

Menu Monitoring dapat diakses pada Menu Laporan → Pasien → Monitoring Terapi

Cara Menggunakan

  1. Setelah Menu Monitoring Terapi tampil, pilih rentang waktu lalu klik filter data
  1. Maka akan tampil data semua pasien - pasien yang melakukan kunjungan pada rentan waktu tersebut


  1. Pada Menu Monitoring Terapi ini juga dapat dilakukan pencarian monitoring berdasarkan nama pasien ataupun berdasarkan pasien apakah melakukan registrasi terapi atau tidak 

  1. Adapun hal - hal yang perlu diperhatikan saat menggunakan menu ini yaitu ada beberapa warna yang telah ditentukan pada tampilan Monitoring Terapi

  1. Cara membaca Monitoring Terapi berdasarkan pada warna apa yang tampil pada kolom tanggal yang tampil pada pasien.

Misalkan : 

Angka - angka yang tampil merupakan rentang tanggal yang dipilih yang dimana dalam hal ini tanggal yang dipilih adalah mulai dari tanggal 1 Mei 2026 hingga 29 Mei 2026.

Monitoring pada pasien ini berarti : 

  1. Untuk melakukan cetak Laporan Monitoring Terapi dapat dilakukan dengan cara Ekspor Data dan data monitoring akan di ubah menjadi data excel