Dokumentasi Alur Retur Penjualan Obat

Dokumentasi ini menjelaskan prosedur standar operasional (SOP) dan logika sistem dalam menangani retur obat yang sudah dibayar (Paid). Alur ini menggunakan metode Re-open & Adjustment, di mana data transaksi lama tetap dipertahankan untuk kebutuhan audit, sementara resep diaktifkan kembali untuk proses koreksi.

1. Diagram Alur (Sequence Diagram)

Berikut adalah visualisasi urutan logika sistem saat proses retur dilakukan:

2. Penjelasan Tahapan Alur

Fase 1: Proses Retur (Kondisi Awal: Lunas/Paid)

Tahap ini dilakukan ketika pasien mengembalikan obat atau terjadi kesalahan input setelah pembayaran selesai.

1. Pemicu (Trigger): Staf Farmasi/Apoteker menekan tombol 'Retur' pada Menu Penjualan untuk transaksi yang dimaksud.
2. Update Stok: Sistem secara otomatis melakukan Stock In (menambah kembali jumlah stok) ke Tabel Stok berdasarkan item yang diretur.
3. Penyesuaian Billing: Sistem mengakses Tabel Pembayaran dan melakukan reset pada komponen tagihan_obat menjadi nol (0).
   • Catatan: Komponen tagihan lain seperti Lab atau Administrasi tetap ada dan tidak berubah.
4. Perubahan Status Penjualan: Status pada Tabel Penjualan berubah dari Paid menjadi Returned. Data ini tidak dihapus agar jejak audit keuangan tetap terjaga.
5. Re-Open Resep: Sistem mengubah status pada Tabel Resep menjadi Ready/Open. Hal ini memungkinkan resep tersebut muncul kembali di daftar antrean farmasi seolah-olah belum diproses.
6. Selesai: Sistem memberikan notifikasi kepada user bahwa proses retur berhasil.

Fase 2: Alur Kirim Ulang (Koreksi)

Tahap ini dilakukan jika pasien membutuhkan penggantian obat atau koreksi jumlah obat.

11. Kirim ke Penjualan: Staf Farmasi memproses kembali resep yang statusnya sudah Ready tersebut ke Menu Penjualan.
12. Record Baru: Sistem membuat baris data (record) baru di Tabel Penjualan dengan ID Baru. Ini penting agar sistem bisa membedakan antara transaksi awal yang diretur dengan transaksi hasil koreksi.
13. Update Billing Baru: Nilai obat yang baru dihitung oleh sistem dan memperbarui tagihan di Tabel Pembayaran.

3. Keunggulan Alur Ini

• Audit Trail Terjaga: Tidak ada data yang dihapus (hard delete). Semua riwayat transaksi (baik yang sukses maupun yang diretur) tersimpan di database.
• Integritas Data Medis: Resep dokter tetap menjadi rujukan utama. Proses koreksi hanya terjadi di lapisan penjualan tanpa merusak data pemeriksaan awal.
• Efisiensi Operasional: Bagian farmasi tidak perlu meminta dokter menginput ulang resep. Cukup melakukan retur, dan resep siap diproses kembali.